Оставьте заявку
для выбора формы работы которая будет эффективна, конкретно для вашей компании
Фасилитация
стратегических сессий
Проведение мероприятий с большим числом участников – это сложно. Но еще сложнее, если нужно достичь какой-то важной бизнес-цели, которая определит все будущее организации. Проведение стратегических сессий – большая ответственность, поэтому лучше всего будет довериться профессионалам в сфере бизнес-коммуникаций.
Что это такое?
Что это такое?
Стратегическая сессия – бизнес-мероприятие, встреча руководства и сотрудников с определенной целью. Обычно цель является глобальной и крайне важной для компании, касается будущих действий.
Стратегическая сессия не имеет конкретных ограничений. Может проводиться в любое время. Хотя все же чаще выбирают начало нового финансового года, что логично для постановки новых целей, задач и прочего. Чуть реже проводят в конце прошлого финансового года для подведения итогов и тоже разработки планов на будущее.
Частота стратсессий тоже не ограничивается. Но поскольку это мероприятие достаточно длительное и трудоемкое, в год редко проводят более двух (а чаще всего одну) стратегических сессий.
Любая стратсессиия должна проводиться для достижения конкретной цели. Она устанавливается заранее (еще на этапе разработки стратсессии) и должна учитывать текущее состояние организации. Например, если компания испытывает трудности из-за повышения конкуренции на рынке и прочих внешних факторов влияния, целью может быть получение конкурентных преимуществ или выход на иные рынки.
Участниками стратегической сессии могут быть любые сотрудники, имеющие достаточные знания и опыт. Обязательно участвует руководящее звено (в целом компании и некоторых отделов). Выбор конкретных работников определяется целью и направлением.
Зачем нужна стратегическая сессия?
Общение между руководством и сотрудниками – это не что-то новое. Совещания, собрания и прочее проводится уже очень давно. А вот стратегическая сессия относительно недавний продукт бизнес-сферы. Она сильно отличается от совещания своими плюсами. Например:
- 1Стратсессия помогает разработать глобальную и долгосрочную стратегию развития;
- 2Определение приоритетных направлений развития;
- 3Более эффективный способ поиска решений;
- 4Улучшение отношений между руководящим и исполнительным звеном;
- 5Повышение лояльности и интереса работников к своей деятельности и развитию компании в общем.
В целом, стратсессия помогает в нескольких направлениях одновременно: совместное участие в принятии решений и улучшение коммуникации. Практика показывает, что участие разных специалистов, проведение мозговых штурмов и обсуждение разных идей – очень эффективный вариант продвижения компании.
Участники стратсессии
В стратегической сессии обычно участвует от 5 до 25 человек. Большее количество человек очень сложно контролировать и направлять, поэтому не рекомендуется. Среди участников обязательно должны присутствовать руководители разных звеньев, а также ведущие специалисты. Их направленность зависит от цели мероприятия. Например, часто приглашают топовых маркетологов, аналитиков и прочих.
Иногда к сотрудникам на стратегической сессии приглашаются инвесторы, специалисты в области вне компании и клиенты. Это необходимо по разным причинам. Инвесторы привлекаются, поскольку их мнение может быть важно. Например, если инвестору не понравится решение, он может отказаться финансово обеспечивать. Клиентов привлекают для понимания целевой аудитории. Но чаще используют просто социальные опросы. В них участвует большее количество людей, значит и результаты будут отображать целевую аудиторию в целом, а не только ее часть.
В любом случае, стратсессия – это собрание разных специалистов, приглашенных гостей, которые должны активно коммуницировать и прийти к общему решению. Такое мероприятие непременно должно контролироваться, чтобы его ход и содержание не отходили от плана. В этом смысле в России и мире популярен вариант фасилитации.
Иногда к сотрудникам на стратегической сессии приглашаются инвесторы, специалисты в области вне компании и клиенты. Это необходимо по разным причинам. Инвесторы привлекаются, поскольку их мнение может быть важно. Например, если инвестору не понравится решение, он может отказаться финансово обеспечивать. Клиентов привлекают для понимания целевой аудитории. Но чаще используют просто социальные опросы. В них участвует большее количество людей, значит и результаты будут отображать целевую аудиторию в целом, а не только ее часть.
В любом случае, стратсессия – это собрание разных специалистов, приглашенных гостей, которые должны активно коммуницировать и прийти к общему решению. Такое мероприятие непременно должно контролироваться, чтобы его ход и содержание не отходили от плана. В этом смысле в России и мире популярен вариант фасилитации.
Фасилитация – это
Фасилитация – способ организовывать, управлять и проводить мероприятие с большим количеством участников, цель которого – обсуждение. Существует специалист, который занимается проведением стратегических сессий – фасилитатор. Он разрабатывает программу, этапы, шаги стратсессии в соответствии с заданными условиями:
-
Цель и задачи, которые ожидаются от стратсессии; - Количество и особенности участников стратсессии;
- Предполагаемая продолжительность стратегической сессии.
Фасилитатор специализируется не только на стратегических сессиях, он может также вести совещания и практически любые подобные мероприятия. Но именно в плане стратсессии более востребован, так как данный вариант выделяется сложностью и продолжительностью.
Далее фасилитатор отвечает за само проведение стратсессии. Он рассказывает правила, вводит в курс дела, направляет обсуждение, помогает коммуникации и так далее. Важно, что фасилитатор создает условия, в которых каждый руководитель или исполнитель будет чувствовать себя комфортно.
Фасилитатор помогает на протяжении всей сессии. Но он никогда не вмешивается в содержание обсуждения, поскольку это не его специализация. Он только направляет и координирует. Личное или экспертное мнение он давать не может. Это, например, его отличие от консультанта на стратсессиях.
Далее фасилитатор отвечает за само проведение стратсессии. Он рассказывает правила, вводит в курс дела, направляет обсуждение, помогает коммуникации и так далее. Важно, что фасилитатор создает условия, в которых каждый руководитель или исполнитель будет чувствовать себя комфортно.
Фасилитатор помогает на протяжении всей сессии. Но он никогда не вмешивается в содержание обсуждения, поскольку это не его специализация. Он только направляет и координирует. Личное или экспертное мнение он давать не может. Это, например, его отличие от консультанта на стратсессиях.
Инструменты фасилитации стратсессий
В фасилитации стратегических сессий могут использовать различные инструменты.
Но обычно определен следующий перечень:
Но обычно определен следующий перечень:
1
Визуализация данных.
Обязательно используется инфографика, рисунки, презентации, видео и так далее. Обычно, на этапе представления статистики, аналитики и прочих данных. Это нужно, чтобы участники лучше восприняли и поняли информацию, а значит, эффективнее определились с решением. Также, визуализация очень полезна, поскольку стратсессии отличаются своей продолжительностью. Долго задерживать внимание на цифрах, разной статистике достаточно сложно. В формате диаграмм, таблиц, графиков и прочего она воспринимается проще.
2
Мозговой штурм.
Это методика фасилитации, которая предоставляет возможность свободной и активной коммуникации. В процессе мозгового штурма все участники должны «накидывать» свои идеи, которые могут казаться и крайне странными. Суть в том, чтобы искать нестандартные решения задач там, где обычно их не рассматривают. Фасилитатор должен организовать правильные условия и поддерживать комфортную социальную среду.
3
Групповая дискуссия.
Стратегическая стратегия всегда проводится для группового обсуждения, в котором участвуют все сотрудники и руководители. Это позволяет достичь наилучших результатов и определить самую выигрышную стратегию в конкретном вопросе.
4
Методы принятия решений.
Используется голосование (электронное, бумажное, голосовое и прочее), если не получается прийти к общему решению. Но при этом рассматриваться должны все адекватные и интересные идеи работников, предложенные во время мозгового штурма.
5
Обратная связь.
Фасилитатор обязательно должен организовывать дачу обратной связи для участников стратсессий. Например, в форме опроса. Обратная связь может быть получена и для конкретных сотрудников.
Как качественно подготовить фасилитацию стратегической сессии
Фасилитация – это длительный процесс подготовки, реализации и подведения итогов. Он включает в себя множество задач, которые нужно выполнить организатору от компании или специальному фасилитатору. Причем второй, как правило, справляется лучше, так как имеет опыт в этом направлении. А вот провести первую, но эффективную и качественную фасилитацию – сложно. Разберем основные шаги этого процесса:
Фасилитатор вместе с руководством компании определяет конечную цель мероприятия. Важное условие – цель должна быть точной и соответствовать нуждам организации в текущий момент времени. Например, если она испытывает сложности из-за высокой конкуренции, целью может быть определение стратегии для получения конкурентных преимуществ.
После определения цели ставятся задачи стратегической сессии. Например, разбор аналитики и статистике по тематики мероприятия, проведение мозгового штурма, обсуждение и так далее.
После определения цели ставятся задачи стратегической сессии. Например, разбор аналитики и статистике по тематики мероприятия, проведение мозгового штурма, обсуждение и так далее.
Фасилитация не предусматривает одного стандарта проведения стратсессии. Все определяется специалистом на основании параметров мероприятия: цель, задачи, участники, тематика, продолжительность и прочее. Главное, чтобы сценарий или план точно привел к достижению цели.
Профессиональные фасилитаторы строят сценарий из определенных блоков. Например:
Профессиональные фасилитаторы строят сценарий из определенных блоков. Например:
- Открытие стратегической сессии;
- Обзор текущей ситуации по теме;
- Определение проблем, видения будущего;
- Поиск решений (мозговой штурм);
- Определение наилучшего решения;
- Разработка плана дальнейших действий, приоритетных направлений;
- Закрытие сессии.
Обычно стратегическую сессию проводят в зале для совещаний компании. Но далеко не у всех организаций есть такое помещение. Ситуация осложняется, если число участников перевалило за 20 человек. В этом случае, фасилитатор может арендовать иное помещение для мероприятия. Также, необходимо наличие специального оборудования: доски, проекторы, компьютеры, планшеты, свет и так далее. Перед сессией все должно быть проверено, чтобы не случилось непредвиденных ситуаций и поломок.
Чтобы стратегическая сессия прошла эффективно, участники должны придерживаться правил. Свободная коммуникация из мозгового штурма может легко перейти в «балаган», поэтому правила, правила и еще раз правила. К ним относится:
- Уважение ко всем участникам;
- Умение слушать и не перебивать самые разные точки зрения;
- Правила начала разговора (например, нужно ли поднимать руку);
- Прочие правила, обеспечивающие большую продуктивность коммуникации.
Задача фасилитатора на стратегической сессии – это ее разнообразное направление. В том числе, специалист должен подводить итоги, обобщать результаты стратсессии. Однако он не может обсуждать их с точки зрения содержания, только фактические данные. Здесь часто используется доска, флипчарт и прочие материалы, чтобы показать результаты наглядно, схематично. Резюмирование проводится под конец стратегической сессии. Основная цель данного этапа – дать понять всем участникам, чего удалось добиться за время мероприятия, и что следует делать дальше.
Это необязательный, но очень эффективный пункт работы фасилитатора. Специалист может использовать разные инструменты контроля и мониторинга, чтобы помочь определить выполнение задач и достижения общей цели.
Фасилитация обязательна при проведении таких масштабных и важных для компании мероприятий как стратегическая сессия. И лучше всего с этой задачей справляются профессиональные и опытные фасилитаторы в сфере бизнес-коммуникаций.
Фасилитация обязательна при проведении таких масштабных и важных для компании мероприятий как стратегическая сессия. И лучше всего с этой задачей справляются профессиональные и опытные фасилитаторы в сфере бизнес-коммуникаций.